70 - 80 % Zeiteinsparen beim Ausfüllen von Ausschreibungen

Die Bearbeitung von Bauausschreibungen nach SIA-Norm gehört für viele Hersteller, Händler und Verarbeiter zum Alltag – und ist gleichzeitig ein enormer Zeitfresser. Zahlreiche Positionen müssen geprüft, Produkte zugeordnet, Preise ergänzt und Arbeitsaufwände kalkuliert werden. Das führt nicht nur zu langen Durchlaufzeiten, sondern auch zu Fehlerquellen, die teuer werden können.

Genau hier setzen wir an: Ein KI-gestütztes Tool, das Ausschreibungen automatisch ausliest, mit Produktdaten anreichert und Handwerkern die einfache Ergänzung ihrer Leistungen ermöglicht.

Von der Ausschreibung zur Produktintegration

Das KI-Tool liest eingehende Bauausschreibungen in verschiedenen Formaten (Excel, PDF, Word, GAEB) aus und strukturiert sie. Jede Position wird automatisch analysiert und mit den passenden Artikeln aus dem Webshop oder ERP-System verknüpft – inklusive Produktbeschreibung, Artikelnummer, Preis und Verfügbarkeit. Spezielle Kunden- oder Objektkonditionen können einfach hinterlegt werden.

Das bedeutet: Keine mühsame, manuelle Suche mehr nach passenden Positionen. Stattdessen liefert die KI passgenaue Vorschläge und spart wertvolle Zeit. Wenn etwas nicht passt, werden die entsprechenden Positionen angezeigt und lassen sich einfach bearbeiten.

Verarbeiterfreundlich: Leistungen einfach ergänzen

Doch damit hört die Lösung nicht auf. Handwerker müssen nicht nur Materialpreise, sondern auch ihre eigenen Arbeitsaufwände und Spesen kalkulieren.

Deshalb lassen sich:

• Stundenansätze und km-Sätze hinterlegen,

• geschätzte Arbeitszeiten pro Position einfügen

• Spesen direkt ergänzen.

Das Ergebnis ist eine vollständige Kalkulation, die Material, Arbeitszeit und Nebenkosten berücksichtigt und die unterschriftsbereit als Angebot eingereicht werden kann.

Wie KI Bauausschreibungen revolutioniert – von der SIA-Norm bis zum Angebot

Am Ende entsteht ein übersichtlich formatiertes Angebot, das Architekten, Generalunternehmern und Bauherren präsentiert werden kann. Dabei können Positionen wahlweise detailliert oder als Gesamtsummen dargestellt werden – je nach Wunsch und Projektphase.

Dieses Angebot entspricht nicht nur den Anforderungen der SIA-Norm, sondern ist auch optisch professionell aufbereitet – inklusive Logo, Ansprechpartner und Firmen-CI.

Vorteile auf einen Blick

• Für Hersteller & Händler: Automatisierte Produktzuordnung, weniger Fehler, schnellere Angebote.

• Für Verarbeiter: Einfache Ergänzung von Leistungen, realistische Kalkulation, professionelle Präsentation.

• Für Architekten & Bauherren: Transparente, vergleichbare Angebote mit klarer Struktur.

Fazit 1

Moderne KI-Lösungen machen aus komplexen Ausschreibungen einen durchgängigen, effizienten Prozess – von der automatisierten Analyse bis zum fertigen Angebot.

Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Fairness im Bauprozess.

👉 Möchten Sie erfahren, wie auch Ihr Unternehmen mit einer KI-Lösung Ausschreibungen schneller und professioneller bearbeiten kann?

Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo und erleben Sie, wie Bauausschreibungen in Zukunft aussehen können.

Schnittstelle Händler → Verarbeiter

1. Strukturierte Dateiformate (Excel, CSV, XML, GAEB/SIA)

• Der Händler gibt das Angebot in einem offenen, strukturierten Format aus (z. B. Excel oder GAEB/SIA-kompatibel).

• Der Verarbeiter kann direkt in derselben Datei seine Arbeitszeiten, Stunden- und km-Sätze sowie Spesen ergänzen.

• Vorteil: Einfach, universell, keine spezielle Software notwendig.

2. Webbasierte Kollaborationsplattform

• Der Händler stellt das Angebot in einem Online-Portal bereit.

• Der Verarbeiter loggt sich ein, ergänzt seine Positionen (Arbeitszeit, Nebenkosten) und gibt es mit einem Klick frei.

• Änderungen sind versioniert nachvollziehbar, alle Beteiligten sehen den Status.

• Vorteil: Transparenz, Echtzeit-Zusammenarbeit, kein Datensalat.

3. API-Schnittstelle / ERP-Integration

• Das Händler-Angebot wird über eine API direkt in das ERP-System des Verarbeiter importiert.

• Arbeitsaufwände und Spesen werden in dessen System ergänzt, das fertige Angebot kann mit einem Klick exportiert werden.

  + Vorteil: Hohe Automatisierung, kein Medienbruch, besonders interessant für grössere Handwerksbetriebe oder GU.

4. Hybride Lösung - Portallösung

• Händler exportiert eine strukturierte Datei (z. B. Excel mit vorformatierten Feldern).

• Verarbeiter ergänzt offline, lädt die Datei zurück ins Händler-Portal.

• Die Daten werden automatisch wieder ins Händler-System eingelesen und stehen für weitere Schritte (z. B. Angebotserstellung für den Bauherrn) zur Verfügung.

  + Vorteil: Kombination aus Flexibilität und Datenkonsistenz.

  - Nachteil: Plattformbetreiber (Hersteller oder Händler sieht die Eingaben des Verarbeiters)

⚙️ Zusatzfeatures zur Schnittstelle

• Standardisierte Positionen: Einheitliche ID’s oder Artikelnummern, damit kein Mapping verloren geht.

• Kalkulationshilfen: Vorschlagswerte für Arbeitszeiten oder km, die Verarbeiter anpassen können.

• Revisionssicherheit: Änderungen werden dokumentiert, Versionen gespeichert.

• Output: Am Ende kann sowohl der Händler als auch der Verarbeiter ein sauberes, CI-konformes Angebot für Bauherren/Architekten erstellen.

👉 Mein Vorschlag: Starten mit Excel/CSV (schnell, akzeptiert, wenig Implementierung), dann mittelfristig auf eine Webplattform mit API erweitern, wenn mehr Partner angebunden werden sollen.

Zeitersparnis, Kosten und ROI (Return on Investment)

Eine Schätzung basierend auf typischen Projekten im Bau- und IT-Kontext:

1. Zeitersparnis

Händlerseite

• Manuelle Angebotserstellung (Artikel aus SIA-Leistungsverzeichnis oder Ausschreibung herausziehen, manuell ins System tippen, Preise nachführen, formatieren): 2–6 Std. pro Angebot.

• Mit KI-Lösung: 30–60 Min. (automatisches Auslesen + Vorbefüllen).

• Ersparnis: 70–80 % Zeit je Angebot.

Verarbeiterseite

• Kalkulation manuell (Arbeitszeit pro Position schätzen, Stunden- und km-Sätze einfügen, Summen prüfen, ins Angebotslayout übertragen): 3–5 Std. pro Angebot.

• Mit Lösung: 1–2 Std. (nur Ergänzungen und Feinjustierung).

• Ersparnis: 50–70 % Zeit je Angebot.

👉 Gesamtersparnis Händler + Verarbeiter : 5–8 Std. pro Ausschreibung/Angebot.
Bei 10 Angeboten pro Monat = 50–80 Std. Zeitgewinn = 1–2 volle Arbeitswochen!

2. Kosten einer Lösung

Einstieg (Proof of Concept / MVP)

• KI-Parser für SIA-Ausschreibungen, Webshop-Anbindung, Excel/CSV-Ausgabe: CHF 25'000 – 40'000.

• Laufende Kosten (Hosting, KI-API, Support): CHF 500 – 1'500 / Monat.

• Erweiterte Plattform (Portal + Kollaboration + API): CHF 70'000 – 120'000 je nach Funktionsumfang.

• Laufende Kosten: CHF 1'500 – 3'000 / Monat.

3. ROI (Return on Investment)

Beispielrechnung Händler (10 Angebote/Monat)

• 80 Std. Zeitersparnis/Monat × CHF 80 interner Stundensatz = CHF 6'400 Einsparung pro Monat.

• Jährlich: CHF 76'800.

• ROI: Investition (CHF 40'000) amortisiert sich in < 7 Monaten.

Beispielrechnung Verarbeiter

• Ersparnis von 30–50 Std./Monat bei Angebotskalkulation = CHF 2'500 – 4'000 pro Monat.

• Auch hier Amortisation < 12 Monate.

• ROI: 6–12 Monate realistisch, danach reiner Produktivitätsgewinn.

🔑 Zusammengefasst:

• 5–8 Std. pro Angebot Zeitersparnis.

• Amortisation für Hersteller, Händler und Verarbeiter unter 1 Jahr bei regelmässiger Nutzung.

• Mittel- und langfristig: Höhere Trefferquote bei Angeboten (schneller, professioneller, weniger Fehler), was zusätzlich mehr Umsatz bringt.

• Saubere Dokumentation mit Versionierung

• Jederzeit schnelle und einfache Auffindbarkeit

Fazit 2

Mit einer KI-gestützten Lösung wird die Bearbeitung von Ausschreibungen für Hersteller, Händler und Verarbeiter radikal vereinfacht: Ausschreibungen werden automatisch ausgelesen, Produktdaten angereichert und in einem sauberen Angebotsformat ausgegeben. Verarbeiter ergänzen nur noch ihre Arbeitszeiten und Spesen – fertig ist ein professionelles Angebot für Architekten, GU oder Bauherren.

Das Resultat: 70–80 % weniger Aufwand, Amortisation in unter 12 Monaten und mehr Zeit fürs Wesentliche – Projekte erfolgreich umsetzen.

Das könnte etwas für Ihr Unternehmen sein? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Angebotsprozesse digitalisieren und Ihre Kosten bei höherer Produktivität und Qualität nachhaltig senken können. Gerne zeigen wir Ihnen anhand eines Praxisbeispiels wie KI-basierte Ausschreibungskalkulationen funktionieren.

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Gerne gebe ich Ihnen nützliche Tips und Praxis-Beispiele und halte Sie zu wichtigen Themen wie Künstliche Intelligenz (KI), Datenschutz und Datensicherheit auf dem Laufenden.

Ich stelle meine langjährige Expertise im Bereich der strategischen Digitalisierung mit Engagement, Begeisterung und unternehmerischer Sichtweise in den Dienst Ihres Unternehmens.

Es würde mich freuen, Sie persönlich kennen zu lernen und ich danke Ihnen vielmals, wenn Sie diesen
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Lucas Jenni ist ein erfahrener Leader und Consultant, der über viele Jahre in verschiedenen Führungspositionen und zahlreichen Projekten Erfahrungen gesammelt hat, die Ihnen nützen könnten.

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